Hur länge ska man spara dokument?

Allmänt bör man fundera kring om innehållet i handlingen behövs för verksamheten i framtiden. Om svaret är ja så bör det sparas. Det är en bra idé att tillsammans med huvudman/styrelse besluta om en gemensam dokumenthanteringsplan. På så sätt riskerar man inte att något kastas bara för att man ”inte visste”. Fria förskolor omfattas inte av offentlighetsprincipen som regleras bland annat i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt förvaltningslagen. Det innebär att det inte finns samma omfattande krav på sparande som det finns i den kommunala världen. 

Olika dokument ska sparas olika lång tid.

Anställning:
För anställda gäller generellt att uppgifter om enskilda får arbetsgivaren, efter att en anställning har avslutats, spara rena faktauppgifter som "uppsägning på grund av arbetsbrist", "avsked" och "uppsägning på grund av personliga skäl".  Betyg och tjänstgöringsintyg med omdömen som arbetsgivaren har gett till arbetstagaren får sparas. Om en anställd har sagts upp på grund av arbetsbrist måste arbetsgivaren spara uppgifter för att bevaka företrädesrätt till ny anställning. Man får spara uppgifter som behövs för att avgöra om personen har tillräckliga kvalifikationer för en ny befattning.

Anställningsavtal och personuppgifter ska som regel sparas så länge anställningen består. I vissa fall finns anledning att spara dylikt material i längre tid. Till exempel är arbetsgivaren skyldig, enligt 47 § lag om arbetslöshetsförsäkring, att fylla i ett så kallat arbetsgivarintyg på begäran av en före detta anställd för att denne ska kunna ansöka om arbetslöshetsersättning (A-kassa).  En sådan begäran från en enskild avser de senaste tolv månadernas arbete, och begärs som huvudregel i anslutning till att anställningen upphör. För det fall en anställning avslutas, och personen därefter till exempel börjar studera eller är föräldraledig, kan begäran om arbetsgivarintyg avse tid längre tillbaka i tiden. Den information som arbetsgivaren behöver för att korrekt kunna fylla i ett arbetsgivarintyg är arbetstagarens namn och personnummer, uppgifter om vilken typ av anställning den anställde hade (t ex tillsvidareanställd eller visstidsanställd), anställningsdatum, befattning och när anställningen avslutades. Vidare ska arbetsgivaren fylla i information om varför anställningen avslutades och vilken arbetstid den enskilde hade (t ex  heltid). Därutöver måste arbetsgivare nu för tiden specificera arbetad tid de senaste tolv månaderna den anställde arbetade och vilken lön den enskilde hade. Detta föranleder att arbetsgivare således kan vara skyldiga att spara information i form av lönematerial en tid. 
För Skatteverkets del behöver lönespecifikationer sparas i sex år.

Bokföringslagen säger att bokföring (verifikationer mm) ska sparas i sju år. 

Förening/Styrelse:
Förenings- /styrelseprotokoll ska sparas för evigt.

Verksamhet - allmänt:
Pedagogisk dokumentation om barnen behöver i princip endast sparas så länge barnet är inskrivet på förskolan. Det ges till vårdnadshavare när det är lämpligt ur verksamhetssynpunkt. Det beror dock på innehållet. 


Myndighetsutövning: 
Orosanmälningar som görs till socialtjänsten är upprättade allmänna handlingar och ska sparas, Efter en dom i Högsta domstolen ska även orosanmälningar från förskolechefer på fristående förskolor betraktas som myndighetsutövning. 

När det gäller barnens närvarotider:

Den fria förskolan har inga krav på sig att spara barnens närvarotid alls. FSO rekommenderar att man sparar denna terminsvis då det är en trygghet för både huvudmän och föräldrar eftersom: 

- den är en del i det systematiska kvalitetsarbetet 
- man kan behöva titta bakåt när man utvärderar t ex användningen av vikarier
- närvarostatistiken kan vara en viktig del vid ansökan om tilläggsbelopp 
- den kan vara en viktig del när man misstänker att barn far illa.

Klicka här för att ladda ned en PDF av denna text.

© Copyright FSO Fria förskolor

Kontakt

201512251451053172LpnMqsb9